ビジネスメールに好まれる「件名」と「要約」の書き方~DEiBA式就活マナー~2020.02.29

以下2つの声かけ、どちらが好ましいかわかりますか?
(1)「先輩、ちょっとお時間よろしいですか」
(2)「先輩、取引先への提案資料にアドバイスをいただきたいのですが、見ていただけますか」


上記2つの声のかけ方だと、後者の方が重要度・緊急度の判断と対応可能かという回答を先輩は的確に答えられますよね。前者だと少し忙しいという状態の場合、重要な相談だと気付かずNOと言われ後から「何で早く相談しなかったんだ」なんて叱られるなんてことがあるかもしれません。

「まず結論から」という点は、エントリーシート面接選考はもちろん、ビジネスシーンでも頻繁に言われます。
要約力があると優秀に見えるという理由もありますが、忙しい相手がその文書を読む際、重要度・緊急度を瞬時に判断でき且つ確実に的確な回答を示すことが可能になるという双方の業務上のメリットがある為、「要約力」が重要なのです。


この「要約力」はビジネスメールを送る際にも意識をしてみてください。

就活のメール件名については、「要約+送信元情報」を記載すると多くの学生さんからの問い合わせ対応をする方が処理しやすくなりますので、件名一覧で閲覧可能な20字迄で誰が何の用でメールを送ってきたかが分かるように意識して書きましょう。

そして件名部の要約については以下のように「What+Doing」の構成で書くと端的に伝わりやすくなります。

本文に書く要約は件名よりは長くなって構わないので、文章表現で1~2文以内に収まるように書いてくださいね。


たかがメールでわざわざ考える時間は無駄!なんて感じるかもしれませんが、考える癖がつくとメールだけでなくエントリーシートや面接の設問に対しても結論から端的に話せるようになり、人事担当者が理解しやすいPRが可能になりますし、社会人になって上司や取引先の方と対話する際やメールのやりとりをする際も必ず役に立ちます。

長期的なメリットを見据えてコツコツ積み重ねていきましょう!

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